Payroll merujuk kepada proses penggajian bulanan yang dilakukan oleh perusahaan sebagai pemenuhan hak karyawan untuk memperoleh gaji setiap bulannya. Untuk lebih mudah dalam memantau dan mengevaluasi proses payroll, perusahaan membuat laporan payroll untuk periode tertentu. Dengan bantuan teknologi, kini laporan payroll dapat dibuat secara otomatis dan akurat menggunakan aplikasi payroll.

Pentingnya Laporan Payroll

Laporan  payroll adalah bukti dan informasi bagi perusahaan dalam hal pemenuhan kewajiban untuk membayarkan gaji karyawan. Informasi tersebut menunjukkan bahwa hak karyawan telah dipenuhi oleh perusahaan sesuai perjanjian kerja dan UU Ketenagakerjaan. Karena itulah penting bagi perusahaan untuk membuat laporan payroll dengan teliti dan terhindar dari manipulasi data. 

Ada pun 5 fungsi dari laporan payroll adalah:

  1. Kredibilitas dan transparansi perusahaan atas pemenuhan kewajiban
  2. Mempertahankan loyalitas karyawan atas hak yang terpenuhi,
  3. Gambaran penilaian kompetensi karyawan khusus untuk karyawan yang menerima tunjangan
  4. Pedoman alokasi gaji karyawan
  5. Bahan keputusan strategis di ranah keuangan perusahaan

Jika dilihat dari penjelasan mengenai fungsi laporan payroll di atas, wajar saja jika HRD dalam perusahaan menyusun laporan payroll dengan sangat hati-hati. Penyusunan payroll yang keliru akan menghasilkan banyak permasalahan seperti perancangan strategi keuangan yang tak tepat, alokasi anggaran kurang sesuai, dan sebagainya.

Sayangnya penyusunan laporan payroll tak selalu berjalan mulus. Dengan cara manual, laporan payroll rentan dimanipulasi oleh pihak tertentu demi keuntungan pribadi. Manipulasinya pun sulit dideteksi karena tidak ada jejak historis mengenai data apa saja yang berubah dan siapa yang mengakses data tersebut. 

Disamping rentan untuk dimanipulasi, penyusunan laporan payroll secara manual juga rentan terjadi human error atau kesalahan hitung dan input oleh staff HRD. Apalagi jika jumlah karyawan yang ada dalam perusahaan sangat banyak. Semakin banyak jumlah karyawan, semakin besar potensi human error karena data payroll karyawan yang beragam dan berbeda tiap karyawan.

Laporan Payroll Otomatis Melalui Aplikasi Payroll

Proses penyusunan laporan payroll secara manual banyak menyita waktu. Otomatisasi laporan payroll yang akurat pun menjadi idaman untuk menggantikan proses payroll manual. Dengan pembuatan laporan payroll otomatis, HRD memiliki waktu yang lebih banyak untuk job desk lain yang berfokus kepada pengelolaan dan pengembangan sumber daya manusia. 

Itulah sebabnya perusahaan perlu mempertimbangkan untuk menggunakan aplikasi payroll dari LinovHR yang dapat melakukan payroll bulanan sekaligus membuat laporan payroll otomatis dengan fitur payroll report. Output dari laporan payroll berupa file spreadsheet yang dapat dijadikan pedoman oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan di  internal perusahaan.

 Posisi atau letak komponen pada laporan payroll juga dapat diatur dengan fitur setting payroll report sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan user.

Otomatisasi laporan payroll membuat kinerja HRD lebih efektif dan efisien serta mengurai potensi manipulasi data. Ingin merasakan kemudahan dalam membuat laporan payroll dengan aplikasi payroll?

Hubungi LinovHR lewat sini https://www.linovhr.com/  untuk konsultasi lebih lanjut dan rasakan kemudahannya.